Todoist : 투두이스트 사용하기 (2/2)
저번에는 Todoist의 아주 기초적인 기능들을 다뤄봤는데, 조금 더 심화된 내용을 다뤄보자. 기본적인 할 일 관리를 넘어서 Todoist는 더 효율적인 작업 관리를 위한 다양한 기능을 제공한다. 이번에는 업무 효율을 한 단계 높여줄 수 있는 실용적인 기능들과 단축키들을 살펴본다.
이전 포스팅 보기: Todoist 사용하기 (1/2)
https://unknown-dog.tistory.com/24
<필터 기능 활용하기>
필터는 Todoist에서 제공하는 강력한 검색 및 정리 도구다. 특정 조건에 맞는 태스크들만 모아서 볼 수 있어, 수많은 할 일 중에서 지금 중요한 것들만 골라볼 수 있다.
필터 만드는 방법
- 좌측 메뉴의 '필터' 섹션에서 '+' 버튼 클릭
- 필터 이름 입력
- 필터 규칙 설정
- 원하는 색상 선택 (선택사항)
- 즐겨찾기 설정 (선택사항)
주요 필터 규칙
필터에서 사용할 수 있는 주요 규칙들:
- due today: 오늘 마감인 태스크
- priority 1: 우선순위 1인 태스크
- @home: 'home' 라벨이 붙은 태스크
- no date: 날짜가 지정되지 않은 태스크
- overdue: 마감일이 지난 태스크
- recurring: 반복되는 태스크
여러 규칙을 조합할 수도 있다:
- today & priority 1: 오늘 마감이면서 우선순위 1인 태스크
- overdue | today: 마감일이 지났거나 오늘 마감인 태스크
- @work & !assigned: 'work' 라벨이 있고 담당자가 지정되지 않은 태스크
<라벨 시스템 활용하기>
라벨은 태스크를 프로젝트와는 다른 관점에서 분류할 수 있게 해준다. 하나의 태스크에 여러 개의 라벨을 붙일 수 있어, 다차원적인 분류가 가능하다.
라벨 만들기
- 좌측 메뉴의 '라벨' 섹션에서 '+' 버튼 클릭
- 라벨 이름 입력 (영문, 숫자, 하이픈만 사용 가능)
- 원하는 색상 선택
효과적인 라벨 활용 예시
상황별 라벨:
- @home: 집에서 할 일
- @office: 사무실에서 할 일
- @errands: 외출해서 할 일
- @waiting: 다른 사람의 응답을 기다리는 일
시간별 라벨:
- @quick: 5분 이내로 할 수 있는 일
- @15min: 15분 정도 걸리는 일
- @focus: 집중이 필요한 일
- @energy: 체력이 필요한 일
<단축키>
단축키를 활용하면 마우스 사용을 최소화하고 더 빠르게 작업할 수 있다.
자주 사용하는 주요 단축키들은 다음과 같다.
- 태스크 관리:
- q: 빠른 태스크 추가
- a: 현재 위치에 새 태스크 추가
- k, j: 위/아래 태스크로 이동
- u: 선택한 태스크 위에 새 태스크 추가
- ⌘/Ctrl + Enter: 태스크 완료
- 날짜 지정:
- t: 오늘
- n: 내일
- s: 다음 주
- ⌘/Ctrl + s: 날짜 선택기 열기
- 기타:
- f: 필터 탐색
- p: 프로젝트 탐색
- /: 검색
- ?: 단축키 목록 보기
<캘린더 연동하기>
Todoist는 구글 캘린더, 아웃룩 등 주요 캘린더 서비스와 연동할 수 있다. 이를 통해 할 일과 일정을 통합 관리할 수 있다
.
구글 캘린더 연동 방법
- 설정 > 통합 메뉴로 이동
- '캘린더 연동' 섹션에서 구글 캘린더 선택
- 구글 계정 인증 절차 진행
- 양방향 동기화 설정 (선택사항)
연동 시 주의사항
- 날짜가 지정된 태스크만 캘린더에 표시됨
- 시간이 지정되지 않은 태스크는 종일 일정으로 표시
- 반복 태스크는 캘린더에도 반복 일정으로 생성
- 프로젝트별로 다른 캘린더에 연동 가능
<백업과 내보내기>
작업 내용을 안전하게 보관하고 필요할 때 다른 도구로 옮기기 위해 백업 기능을 제공한다.
* 프로 플랜부터 제공하는 기능이다.
백업 만들기
- 설정 > 백업 메뉴로 이동
- '백업 내보내기' 클릭
- CSV 또는 JSON 형식 선택
- 파일 다운로드
백업 파일에 포함되는 내용:
- 모든 프로젝트와 태스크
- 라벨과 필터
- 날짜와 우선순위 정보
- 반복 설정
- 태스크 설명과 코멘트
<활동 로그 활용하기>
활동 로그는 Todoist에서 일어난 모든 변경사항을 시간순으로 기록한다. 이를 통해 작업 이력을 추적하고 실수로 삭제한 항목을 복구할 수 있다.
활동 로그 확인 방법
- 설정 > 활동 로그 메뉴로 이동
- 날짜별로 정렬된 활동 내역 확인
- 필터를 통해 특정 유형의 활동만 표시
기록되는 주요 활동:
- 태스크 생성/수정/삭제
- 프로젝트 변경
- 날짜 변경
- 완료 처리
- 라벨 추가/제거
<템플릿 기능 활용하기>
반복되는 업무나 프로젝트는 템플릿으로 만들어두면 효율적이다. 템플릿은 태스크 구조를 미리 정의해두고 필요할 때마다 복사해서 사용할 수 있다.
템플릿 만들기
- 프로젝트나 섹션에 템플릿으로 사용할 태스크 구조 생성
- 전체 선택 후 '템플릿으로 저장' 선택
- 템플릿 이름 지정
- 설명 추가 (선택사항)
템플릿 사용하기
- 새 프로젝트나 섹션에서 '템플릿에서 가져오기' 선택
- 원하는 템플릿 선택
- 필요에 따라 날짜, 담당자 등 조정
적합한 템플릿 예시:
- 주간 업무 계획
- 이벤트 준비 체크리스트
- 프로젝트 킥오프 체크리스트
- 여행 준비 목록
- 정기 미팅 안건
<리마인더 설정하기>
중요한 할 일을 놓치지 않도록 리마인더를 설정할 수 있다. 시간 기반 리마인더와 위치 기반 리마인더를 모두 지원한다.
리마인더는 [모바일 푸시 알림, 이메일, 데스크톱 알림, 웹 브라우저 알림] 방식으로 전달된다.
시간 기반 리마인더
- 태스크 선택 후 알람 아이콘 클릭
- 알림 시간 설정
- 정확한 시간 지정
- 마감 시간 기준 상대적 시간 (30분 전 등)
- 아침/점심/저녁 등 하루 중 특정 시점
위치 기반 리마인더
- 태스크 선택 후 위치 아이콘 클릭
- 장소 검색 또는 지도에서 선택
- 도착/출발 시 알림 선택
- 반경 설정 (선택사항)
이러한 중급 기능들을 활용하면 Todoist를 단순한 할 일 목록 관리자가 아닌, 강력한 업무 관리 도구로 활용할 수 있다. 모든 기능을 한 번에 적용하려 하기보다는, 필요에 따라 하나씩 시도해보며 자신의 업무 스타일에 맞는 방식을 찾아가는 것이 좋다.