Todoist : 투두이스트 사용하기 (1/2)
할 일 관리 도구를 찾다 보면 수많은 선택지를 마주하게 된다. 스마트폰의 기본 메모장부터 시작해서 각종 앱, 웹 서비스까지. 그중에서도 투두이스트Todoist는 특별한 위치를 차지하고 있다. 2007년 출시 이후 15년이 넘는 시간 동안 꾸준히 발전해온 이 도구는 현재에도 많은 이들이 이용한다.
그래서, 나도 사용해보기로 했다.
왜, 투두이스트 인가
수많은 할 일 관리 도구 중에서 투두이스트가 가지는 강점은 명확하다. 먼저, 도구의 안정성이다. 15년이 넘는 서비스 기간 동안 한 번도 서비스가 중단된 적이 없으며, 꾸준한 업데이트로 기능이 개선되어 왔다.
두 번째는 접근성. Windows, Mac, iOS, Android 등 거의 모든 플랫폼에서 사용할 수 있으며, 웹 브라우저에서도 접속 가능하다. 기기 간 동기화도 실시간으로 이루어져 어떤 환경에서든 끊김 없이 작업할 수 있다.
세 번째는 직관적인 사용성이다. 복잡한 기능을 배우지 않아도 기본적인 사용이 가능하며, 필요에 따라 고급 기능을 하나씩 익혀나갈 수 있다. 특히 자연어 입력을 지원해서 "내일 오후 3시 회의"처럼 일상적인 언어로 일정을 등록할 수 있다.
마지막으로 확장성이다. 기본 기능만으로도 충분히 유용하지만, 구글 캘린더나 슬랙Slack 같은 다른 도구들과의 연동도 지원한다. 이는 자신의 업무 환경에 맞춰 도구를 유연하게 활용할 수 있다는 것을 의미한다.
투두이스트 홈페이지
Todoist | 일과 생활을 관리하기 위한 To Do List
3천만명의 사람들과 팀이 신뢰하는 Todoist는 세계에서 가장 사랑받는 작업 관리자이자 할일 목록 앱입니다. 체계적으로, 차분하게 일처리가 가능합니다.
www.todoist.com
<Todoist 시작하기>
1. 계정 만들기
Todoist는 웹사이트(todoist.com)에서 시작할 수 있다. 메인 페이지의 '무료로 시작하기' 버튼을 클릭하면 이메일, 구글 계정, 애플 계정 중 하나로 가입할 수 있다. 개인적으로는 나중에 다른 서비스와의 연동을 고려해 구글 계정으로 가입하는 것이 좋다.
가입 직후에는 간단한 설문이 나온다. 주로 어떤 목적으로 Todoist를 사용할 것인지, 어떤 기능에 관심이 있는지를 물어본다. 이 설문의 답변에 따라 초기 프로젝트 구조가 다르게 설정되지만, 일단 나중에 얼마든지 수정할 수 있다.
2. 앱 설치하기
웹 버전만으로도 Todoist를 충분히 활용할 수 있지만, 데스크톱과 모바일 앱을 함께 사용하면 (적어도 나는) 훨씬 편리하다. 데스크톱 앱은 Todoist 웹사이트의 다운로드 페이지에서 받을 수 있으며, 모바일 앱은 각 플랫폼의 앱스토어에서 'Todoist'를 검색해 설치할 수 있다.
앱 설치 후 처음 만든 계정으로 로그인하면 자동으로 동기화가 이루어진다. 이제 어떤 기기에서 작업을 하더라도 항상 최신 상태의 할 일 목록을 확인할 수 있다.
<기본적인 사용법>
태스크 추가하기
- Todoist의 가장 기본이 되는 것은 태스크(작업) 추가다. 화면 상단의 '+' 버튼이나 빈 공간을 클릭하면 새로운 태스크를 입력할 수 있다. 태스크의 제목을 입력하고 Enter를 누르면 바로 생성된다. 모바일에서는 화면 하단의 '+' 버튼을 통해 같은 작업을 할 수 있다.
- 태스크를 추가할 때는 다음과 같은 정보를 함께 설정할 수 있다:
- 제목: 할 일의 내용을 명확하게 적는다.
- 날짜와 시간: 언제까지 해야 하는지 지정한다.
- 프로젝트: 어떤 카테고리에 속하는지 설정한다.
- 우선순위: 중요도를 4단계로 구분한다.
- 라벨: 태스크를 더 세부적으로 분류한다.
- 설명: 추가적인 메모나 세부사항을 기록한다.
- 이때 특별한 점은 자연어 입력(!)이 가능하다는 점. Todoist는 입력하는 텍스트를 분석해 자동으로 날짜, 반복 주기, 프로젝트 등을 설정한다. 예를 들어:
- "내일 운동가기"를 입력하면 자동으로 내일 날짜가 설정된다
- "매주 월요일 아침 9시 주간회의"를 입력하면 반복 일정으로 자동 설정된다
- today, tomorrow, next week: 날짜 지정
- every day, every week, every month: 반복 주기 설정
- #project-name: 프로젝트 지정
- @label-name: 라벨 지정
- p1, p2, p3, p4: 우선순위 설정
태스크 수정 & 하위 태스크 생성
- 태스크 생성 후에도 모든 설정을 수정할 수 있다. 태스크를 클릭하면 상세 정보 창이 열리며, 여기서 모든 속성을 변경할 수 있다. 또한 태스크를 다른 프로젝트로 이동하거나, 하위 태스크를 추가하거나, 파일을 첨부하는 것도 가능.
- 커다란 일은 여러 개의 작은 단계(하위 태스크)로 나눠서 관리하는 것이 효과적이다. 태스크 아래에 하위 태스크를 추가하면 되는데, 아래 방법으로 할 수 있다:
- 태스크를 선택한 후 Tab 키를 눌러 들여쓰기
- 태스크 오른쪽의 '더보기' 메뉴에서 '하위 태스크 추가' 선택
- 모바일에서는 태스크를 길게 누른 후 다른 태스크 아래로 드래그
- 하위 태스크는 상위 태스크의 모든 속성(날짜, 프로젝트 등)을 상속받지만, 개별적으로 다른 설정을 할 수도 있다.
- 하위 태스크를 만드는 예를 들면: [발표 준비] ㅡ [1. 자료 조사], [2. PPT], [3. 발표연습] 식으로 하위 태스크들을 처리하고 최종적으로 [발표 준비] 태스크를 완료하는 식.
- 물론 모든 하위 태스크가 완료되면 상위 태스크도 자동으로 완료 처리할지 설정할 수 있다.
프로젝트 만들기
- 태스크가 많아지면 이를 체계적으로 정리할 필요가 있다. 이때 사용하는 것이 프로젝트다. 좌측 메뉴의 '프로젝트' 옆 '+' 버튼을 클릭해 새로운 프로젝트를 만들 수 있다.
- 프로젝트 생성 시 설정할 수 있는 옵션들:
- 이름: 프로젝트의 제목
- 색상: 시각적 구분을 위한 색상 (30가지 중 선택)
- 즐겨찾기: 중요한 프로젝트를 상단에 고정
- 보기 방식: 리스트/보드 형태로 보기
- 공유 설정: 다른 사용자와 공유 여부
- 프로젝트는 큰 주제나 영역을 기준으로 만드는 것이 좋다. 예를 들어:
- 업무/개인/공부/취미/쇼핑 목록
- 각 프로젝트는 서로 다른 색상으로 구분할 수 있어 시각적으로도 쉽게 구분된다. (참고로 무료 플랜은 5개 지원)
<활용하기>
섹션 활용하기
- 프로젝트 안에서도 더 세부적인 구분이 필요할 때가 있다. 이때는 섹션을 활용할 수 있다. 프로젝트 내에서 '섹션 추가' 버튼을 클릭해 새로운 섹션을 만들 수 있다. 예를 들어 '공부' 프로젝트 안에:
- 현재 진행 중
- 다음 학습 예정
- 완료된 과목 같은 섹션을 만들어 태스크를 정리할 수 있다.
우선순위 설정하기
- 당연히 모든 할 일의 중요도가 같지는 않다. Todoist는 4단계의 우선순위를 제공한다:
- P1 (빨간색): 가장 중요하고 긴급한 일
- P2 (노란색): 중요하지만 긴급하지 않은 일
- P3 (파란색): 덜 중요한 일
- P4 (흰색): 우선순위가 낮은 일
태스크를 작성할 때 '!!'를 입력하거나, 태스크의 오른쪽에 있는 깃발 아이콘을 클릭해 우선순위를 설정할 수 있다.
오늘의 할 일 보기
- Todoist의 가장 유용한 기능 중 하나는 '오늘' 보기다. 좌측 메뉴의 '오늘'을 클릭하면 오늘 해야 할 모든 태스크가 한눈에 보인다. 여러 프로젝트에 산재해 있는 태스크들 중 오늘 날짜가 지정된 것들만 모아서 보여준다.
- 마찬가지로 '다음 7일' 보기를 통해 이번 주에 해야 할 일들을 한눈에 확인할 수 있다.
