시간 관리법: 하루를 200% 활용하는 비결
가장 중요한 것은 시간을 어떻게 관리하느냐가 아니라, 무엇을 위해 시간을 쓰느냐이다.
- 피터 드러커
시간은 누구에게나 공평하게 주어집니다.
하지만 그 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 하루의 질이 달라집니다. 대부분의 사람들이 느끼는 문제는 시간 부족입니다. 하루가 24시간이지만, 그 시간 안에 해야 할 일이 너무 많습니다. 그래서 어떤 이들은 늘 바쁘다고 느끼면서도, 끝내 중요한 일들을 미루게 됩니다. 시간을 어떻게 관리할지 몰라서 효율적으로 활용하지 못하는 경우도 많습니다. 하지만 시간 관리의 비법은 생각보다 간단합니다. 조금만 의식을 기울이면, 누구나 하루를 더 생산적으로 만들 수 있습니다.
시간 관리에서 중요한 것은 우선순위 설정, 시간 블로킹, 그리고 작은 목표 설정입니다. 이 세 가지 기법을 실천하면, 하루를 더 효율적으로 활용할 수 있습니다. 물론 이를 실천하는 것이 쉬운 일만은 아닙니다. 그럼에도 불구하고, 변화는 작은 노력에서 시작됩니다. 하나씩, 차근차근 실천하면서 하루를 좀 더 생산적으로 만드는 방법을 알아보겠습니다.
1. 우선순위 설정: 중요한 일을 먼저 하라
우리는 하루 동안 수많은 결정을 해야 합니다. "이 일을 먼저 해야 할까?" "저 일을 나중에 할까?" 매일 우리는 중요한 것과 그렇지 않은 것들을 나누는 과정을 거칩니다. 그렇지만 대부분의 사람들은 직감적으로 결정을 내리며 우선순위를 설정합니다. 그런데 이 직감은 꼭 옳지 않을 수 있습니다. 왜냐하면 우리가 중요하다고 생각하는 일과 실제로 중요한 일은 종종 다르기 때문입니다.
아이젠하워 매트릭스라는 방법이 있습니다. 이는 일을 중요도와 긴급도에 따라 나누는 방법인데, 이를 통해 우리는 더 중요한 일을 먼저 할 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스는 다음과 같이 네 가지 카테고리로 나눕니다:
- 중요하고 긴급한 일: 즉시 해야 하는 일입니다. 예를 들어, 마감이 임박한 프로젝트 제출이나 갑자기 발생한 위급한 상황 등이 이에 해당합니다.
- 중요하지만 긴급하지 않은 일: 전략적으로 더 중요한 일이지만, 급한 상황이 아닌 일들입니다. 예를 들어, 장기적인 목표나 자기계발, 관계 관리 등이 이에 해당합니다.
- 긴급하지만 중요하지 않은 일: 즉시 처리해야 하지만, 중요도는 낮은 일들입니다. 예를 들어, 사소한 이메일 답장, 불필요한 전화통화 등이 이에 해당할 수 있습니다.
- 긴급하지도 중요하지도 않은 일: 시간을 낭비하는 일들입니다. SNS 확인, 불필요한 유튜브 시청 등이 있습니다.
우리는 하루 중 많은 시간을 3번과 4번에 속하는 일들에 쏟고 있을 수 있습니다. 그러나 시간을 절약하려면, 중요하고 긴급한 일을 먼저 하고, 그 다음엔 중요하지만 긴급하지 않은 일에 집중해야 합니다.
예시: 아침에 출근할 때, '출근 후 회의 준비'와 '새로 온 이메일 확인'을 생각해봅시다. 이메일 확인은 중요하지만 긴급하지 않다면, 회의 준비가 더 중요한 일입니다. 그렇다면 이메일을 나중에 확인하고, 먼저 회의 준비를 시작해야 합니다.
2. 시간 블로킹: 시간을 나누어 관리하라
두 번째 시간 관리 기법은 시간 블로킹(Time Blocking)입니다. 시간 블로킹은 하루를 일정한 시간 단위로 나누고, 각 시간대에 할 일을 미리 계획하는 방법입니다. 이 방법은 우리가 어떤 일을 해야 할지 미리 알고 준비하는 것에 의의를 두며, 그에 따라 생산성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.
이 기법을 사용하면 하루를 계획적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 아침 9시부터 11시까지는 이메일 확인과 답변, 11시부터 12시까지는 중요한 보고서 작업, 오후 1시부터 2시까지는 회의 준비와 같은 식으로 시간을 블록화하는 것이죠. 일정한 시간에 하나의 일에만 집중하는 방식입니다.
예시: 아침 9시에서 11시까지는 '깊이 있는 업무'에만 집중하고, 11시에서 12시까지는 '간단한 이메일 체크 및 답변'과 같은 덜 집중적인 일을 하도록 시간 블록을 나눕니다. 오후에는 창의력을 요하는 업무를 배치하고, 저녁에는 회의나 전화 업무를 하며 일정을 정리하는 식으로요.
이 방법의 장점은 작업에 대한 집중력을 높일 수 있다는 것입니다. 어떤 일을 할지 미리 정해놓고, 그 시간에만 집중하면 자연스럽게 몰입할 수 있습니다. 그리고 계획을 세울 때 충분한 여유시간을 두는 것도 중요합니다. 예를 들어, 1시간의 회의 시간이 끝난 후 10~15분 정도의 쉬는 시간을 두어야 피로를 덜 수 있습니다.
3. 작은 목표 설정: 하루를 작은 목표로 나누어라
시간을 관리하는 또 하나의 중요한 요소는 작은 목표 설정입니다. 하루를 어떻게 시작하느냐에 따라 하루의 흐름이 달라지기도 합니다. 예를 들어, 아침에 일어나서 "오늘 할 일이 너무 많아"라는 생각을 한다면, 하루를 계획하기가 힘들고, 결국 무기력해질 수 있습니다. 이때 중요한 점은 큰 목표를 작은 목표로 쪼개는 것입니다.
큰 목표를 작은 목표로 나누면, 각 목표를 이루는 과정에서 성취감을 느낄 수 있습니다. 예를 들어, "보고서를 써야 한다"는 큰 목표 대신, "보고서의 목차를 정리하기", "첫 번째 섹션을 작성하기", "두 번째 섹션 작성하기"처럼 작은 목표로 나누면 한 걸음씩 목표를 달성하는 느낌을 받을 수 있습니다.
예시: 보고서를 작성해야 할 때, 하루 종일 한 번에 끝내지 않고, 오전에는 첫 부분을 작성하고, 오후에는 두 번째 부분을 다루는 식으로 목표를 나누는 것입니다. 이렇게 함으로써, 하루를 통해 하나씩 목표를 달성하며 성취감을 느끼게 됩니다.
4. 현실적인 시간 관리의 어려움, 하지만 가능한 변화
시간 관리는 생각보다 쉽지 않습니다. 우리가 계획을 세우고, 시간 블로킹을 하고, 작은 목표를 설정해도 예상치 못한 일이 생기기 마련입니다. 예를 들어, 급한 회의나 예상치 못한 전화, 갑자기 다가오는 업무 마감일 등이 생길 수 있습니다. 그래서 시간 관리에서 중요한 것은 유연성입니다.
변화하는 상황 속에서 조금씩 적응하고 조정해 가는 것이 중요합니다. 계획대로 일이 진행되지 않으면, 그때그때 조정하며 하루를 채워나가는 유연한 마음가짐이 필요합니다. 그럴 때마다 우선순위를 다시 점검하고, 중요한 일에 집중할 수 있도록 다시 정리하는 것이 중요합니다.
시간 관리에서 완벽함을 추구하기보다 꾸준히 실천해 나가는 과정이 중요합니다. 매일 조금씩 개선해 나가면서 점점 더 효율적으로 시간을 사용할 수 있습니다.
“당신이 할 수 있다고 믿든, 할 수 없다고 믿든, 당신의 생각은 맞다.”
- 헨리 포드
* 해당 포스팅은 AI와 함께 작성하였습니다.